Blog Post

Khi nói đến dự án tức là nói đến sự nỗ lực để hoàn thành một công việc cụ thể trong một khoảng thời gian cố định. Quy trình quản lý dự án phải có điểm khởi đầu và điểm kết thúc để tạo ra những sản phẩm, dịch vụ hoặc một kết quả như mong muốn.

Trong đó thì quy trình quản lý theo chuẩn PMI được cho là thích hợp nhất. Chuẩn này có thể áp dụng cho nhiều loại dự án khác nhau và được thực hiện xuyên suốt một dự án. Vậy quy trình này bao gồm mấy bước? Cụ thể từng bước như thế nào?

Quy trình quản lý dự án gồm những bước nào?

Quy trình quản lý dự án theo chuẩn PMI sẽ bao gồm 5 bước. Đó là các bước: thiết lập dự án, lập kế hoạch dự án, thực thi dự án, kiểm soát dự án và kết thúc dự án. Vai trò của quy trình PMI là vừa thực hiện vừa kiểm soát nhiều công việc cùng một lúc. Bằng cách áp dụng quy trình này sẽ giúp nhân viên hình dung được những bước tiến hành công việc như thế nào? Với cách thức ra sao và cần phải đạt kết quả gì? Còn đối với những người quản lý có thể giám sát tiến độ và chất lượng công việc đang thực hiện.

Bước 1. Thiết lập dự án

Bước này gồm 2 hoạt động chính:

– Xây dựng bản sơ lược dự án: Bản này giúp thể hiện được mục tiêu của dự án, những yếu tố tác động đến dự án hay những các ràng buộc, quyền hạn, vai trò và trách nhiệm của từng vị trí công việc,… ở mức độ tổng quát nhất. Tất cả mọi dự án công việc bắt buộc đều phải có bản tuyên bố dự án này. Bởi đây là tài liệu giúp định hướng và là cơ sở để xác định được kết quả cuối cùng của dự án.

– Xác định những người có liên quan. Nhằm giúp thu thập đầy đủ những thông tin có liên quan đến dự án làm việc. Xây dựng sơ bộ bộ máy nhân sự phục vụ cho dự án. Tất cả vì mục tiêu chúng là cân bằng được lợi ích từng người cũng như đưa ra tiếng nói chung cho các bên liên quan.

Bước 2. Lập kế hoạch dự án

Bước theo trong quy trình quản lý dự án là lập kế hoạch và bản kế hoạch cần thật toàn diện. Nó sẽ phải dựa trên các phương diện: yêu cầu của khách hàng, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự làm việc, truyền thông, những rủi ro,…  Trong đó có 4 yếu tố để tạo nên bản kế hoạch dự án hoàn hảo, đó là:

– Có sự tham gia của đầy đủ các bên liên quan.

– Được thể hiện chính thức bằng văn bản tất cả 9 phương diện trên.

– Được phê duyệt bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch dự án.

– Có tính khả thi.

Kế hoạch sẽ giúp quá trình hướng dẫn thực thi và kiểm soát dự án trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Bước 3. Thực thi dự án

Khi làm dự án cần phải thực hiện theo đúng và đủ những công việc đã được vạch ra trong kế hoạch. Tuy nhiên, trong quá triển khai trong thực tế sẽ có những sai số nhất định so với tư duy chiến lược ban đầu. Vì vậy nên các nhà quản lý dự án và nhân sự trực tiếp thực hiện công việc phải có được sự linh hoạt, kiến thức chuyên môn và những kinh nghiệm nhất định.

Bước 4. Kiểm soát dự án

Đây là bước đối chiếu kết quả thực tế với kết quả đề ra để có thể đưa ra những điều chỉnh nếu cần thiết. Tại quy trình quản lý dự án này, mọi thay đổi đều có thể xảy ra. Việc thay đổi này có thể dẫn đến việc thực hiện lại quá trình thực thi, hay phải lập lại kế hoặc hoặc nặng nhất là làm lại từ đầu. Những thay đổi là điều không thể tránh khỏi trong các dự án, vấn đề là ít hay nhiều. Thay đổi thông thường sẽ có những động tiêu cực đến thời gian và chi phí ban đầu của dự án.

Vì thế các dự án khi thực hiện phải có những quy trình và phân chia vai trò cụ thể để có thể thay đổi khi cần. Thay đổi trong quá trình đang thực hiện dự án đa phần mang tích chất tiêu cực. Điều đó thể hiện việc những tổ chức chưa đánh giá và hiểu rõ được mục tiêu, công việc cần làm và những phát sinh có thể xảy ra. Sư thay đổi dự án càng nhiều chứng tỏ quy trình quản lý rủi ro chưa được áp dụng tốt.

Bước 5. Kết thúc dự án

Đây là hoạt động cuối cùng trong quy trình quản lý dự án để hoàn thiện công việc. Việc kết thúc dự án cần phải được thực hiện một cách bài bản và đầy đủ. Giai đoạn này thực hiện theo quy trình: nhà thầu bàn giao sản phẩm, nhận feedback từ khách hàng, sao lưu hồ sơ,… Giai đoạn kết thúc dự án phải thực hiện theo đúng trình tự để tránh những rắc rối phát sinh sau này. Bởi những rắc rối sẽ để lại cho tổ chức nói chung và các cá nhân thực hiện dự án những thiệt hại to lớn về cả tài chính và danh tiếng.

Quy trình quản lý dự án gồm nhiều quá trình và mỗi quá trình lại có nhiều công việc nhỏ theo kèm. Nếu cơ cấu tổ chức ngay từ không rõ ràng, cụ thể thì rất dễ đến tình trạng quá tải hoặc phân bổ nhân sự không hợp lý.